A munkavállaló elektronikus levelezésének ellenőrzése

Előző bejegyzésünkben ismertettük a munkavállalók munkahelyi internethasználatának ellenőrzésére vonatkozó szabályokat. Kiemeltük, hogy fontos előre meghatározni az eszközök munkacélú vagy magáncélú rendeltetését, illetve az eszközhasználatra vonatkozó munkáltatói elvárások szabályzatban rögzítését. Jelen összefoglalókban a munkavállalók elektronikus levelezéseinek ellenőrzésére térünk ki.

A munkahelyi e-mail címek esetén szintén lényeges, hogy a munkáltató az elektronikus címet kizárólag munkavégzésre vagy személyes használatra is biztosítja a munkavállaló számára. Az ellenőrzés részleteire vonatkozó előzetes tájékoztatás ebben az esetben is elengedhetetlen. A tájékoztatás és annak elfogadása ez esetben is megvalósulhat formanyomtatvány aláírásával vagy a munkaszerződésbe foglalva is.

Az e-mail fiókok ellenőrzésével kapcsolatban azt is figyelembe kell venni, hogy a cím tartalmazza-e a munkavállaló nevét vagy nevének töredékét, illetve kizárólag az érintett munkavállaló fér-e hozzá az e-mail címhez. A munkáltató ugyanis korlátlanul jogosult ellenőrizni azokat az e-mail fiókokat, amelyek a cég ügyeinek intézését szolgálják, ahhoz több munkavállaló is hozzáfér és nem tartalmazza egy munkavállaló nevét sem, vagyis nem köthetők egy konkrét munkavállalóhoz sem.

Az adatvédelmi biztos állásfoglalása szerint a kizárólag a munkavállaló (és a rendszergazda) számára hozzáférhető e-mail fiókkal kapcsolatban különbséget kell tenni a munkahelyen belül történő e-mail forgalom és a munkahelyen kívülre irányuló levelezés tekintetében. Amíg a munkavállaló előzetesen tájékoztatta a munkavállalókat az e-mail fiókok ellenőrzésének lehetőségéről és módjáról és a munkavállalók ennek tudatában írják meg leveleiket, a munkahelyen kívüli személyek nem feltétlenül vannak tisztában azzal, hogy leveleiket egy harmadik személy jogosult ellenőrizni, főleg nem adták hozzájárulásukat ahhoz. A munkáltató ellenőrzési joga tehát még akkor is korlátozott, ha az e-mail fiókot kizárólag munkavégzés céljából bocsátotta a munkavállaló rendelkezésére és az ellenőrzéssel kapcsolatban előzetesen tájékoztatást adott. Az ellenőrzést ez esetben annak a nem munkavállaló harmadik személynek a személyes adatok védelméhez való joga korlátozza, aki az e-mail-t a munkavállalónak küldte, vagy tőle kapta.

Részletes előzetes tájékoztatás esetén, a munkáltatónak joga van kérni a munkavállalót, hogy a beérkező és a kimenő hivatalos tárgyú leveleket számára nyomtatott formában adja át. A munkáltató emellett, a kizárólag munkavégzés céljára adott e-mail postafiók ellenőrzése során, a levelek fejlécének (feladó, címzett, dátum, tárgy) megtekintése után konkrét levél kiadását kérheti a munkavállalótól.

A munkavállaló megtagadhatja az ellenőrzést vagy valamely levél kiadását harmadik személyt érintő levéltitokra hivatkozva. Ha azonban az e-mail fiókot kizárólag hivatalos használatra adták át a munkavállaló számára és a kért levelet a munkavállaló írta, vele szemben munkajogi szankciókat alkalmazhat a munkáltató.

Harmadik személy jogaira hivatkozva nem tagadhatja meg a munkavállaló a levél kiadását, ha a harmadik személy a munkáltatóval jogviszonyban áll és vele a munkáltató utasítására levelezett a munkavállaló. Két fél közötti jogviszonnyal kapcsolatos adatokat ugyanis a felek jogosultak megismerni, az ezekkel kapcsolatos adatokat hordozó levelezésbe pedig betekinteni. Ebből következően a munkáltató jogosult megtekinteni a jogviszonyait érintő levelezéseket. Ebben az esetben is célszerű azonban az érintett harmadik személyt az adatkezeléssel kapcsolatban megfelelően tájékoztatni, esetleg az elektronikus levél alján.

Végezetül meg kell jegyezni, hogy az adatbiztonság vagy az informatikai rendszer védelme céljából és alapján a rendszergazda (informatikus, hálózat fenntartó, stb.) az elektronikus levelezés tartalmába jogosult betekinteni. Az így megismert adatokat azonban harmadik személy számára, tehát a munkáltató számára már nem jogosult továbbítani.

Vissza

munkajog munkahelyi ellenőrzés